Biuro w czasach uziemionych cyfrowych nomadów

Gdy witaliśmy nowy rok nikt nie spodziewał się, że za niecałe trzy miesiące pojawi się wirus, który radykalnie zmieni to, jak pracujemy i jak się komunikujemy.

Organizacje, które przygotowywały kilkuletnie strategiczne plany wdrażania bardziej mobilnych form pracy, wprowadzają te zmiany z dnia na dzień.

Nawet w tych najbardziej konserwatywnych branżach pracownicy zostali wysłani na home office – do odwołania. Warto sobie uświadomić, że to, co się dzieje obecnie, to nie chwilowa zmiana, sposób działania na czas epidemii, ale rewolucja, która trwale zmieni sposoby zarządzania, style pracy i rolę przestrzeni biurowych. Umiejętność dostosowania się do nowych warunków będzie kluczowa w najbliższych tygodniach. Jak to zrobić? Radzi Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.

Gdy wszyscy jesteśmy uziemionymi cyfrowymi nomadami…
Wykonują pracę z domu lub z miejsca, w którym aktualnie się znajdują, przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii komunikacyjnych. Chętnie pracują w egzotycznych miejscach lub w coworkingach. Mobilni cyfrowi nomadzi. Jeszcze nie tak dawno wielu pracowników biurowych czytało o nich z podziwem i zazdrością. Home office w wielu firmach traktowany był jak benefit. W sytuacji zagrożenia epidemią koronawirusa większość organizacji wysłała wszystkich do domów, by pracowali zdalnie. W ciągu ostatniego tygodnia wszyscy staliśmy się uziemionymi cyfrowymi nomadami.

Ta nowa sytuacja wymaga szeregu szybkich działań operacyjnych takich jak dostosowanie i udostępnienie odpowiednich rozwiązań technologicznych oraz szkoleń z wykorzystania różnych środków komunikacji. Menedżerowie muszą nauczyć się zarządzania zespołami rozproszonymi i zbudować zaufanie. Członkowie zespołów natomiast – opanować trudną sztukę zarządzania swoją pracą i komunikacji online – podkreśla Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.

Działania operacyjne: technologia
Pierwszy krok dla większości organizacji to upewnienie się, że pracownicy mają odpowiednie wsparcie technologiczne, by wykonywać swoją pracę. Istotne są tu dwa aspekty. Z jednej strony to zapewnienie wszystkim laptopów i odpowiedniej mocy serwerów, by były w stanie obsłużyć wzmożony ruch, oraz telefonów komórkowych. Z drugiej strony to odpowiedni software. Poza pakietem MS Office i pocztą elektroniczną do koordynacji pracy zdalnej niezbędne są komunikatory do szybkiej i efektywnej wymiany informacji (Whatsapp), narzędzia do prowadzenia wideokonferencji (Skype, Zoom, Whereby) i narzędzia do zarządzania zadaniami (Slack, Asana, Trello, MS Teams). W wielu branżach istotne jest też udostępnienie specjalistycznych programów i systemów, na których na co dzień pracują członkowie zespołów.

Strategiczne plany wprowadzenia rozwiązań mobilnych wdrażane są z dnia na dzień. Dla organizacji to dodatkowe nieprzewidziane koszty, ale też duża szansa, by dokonać ogromnych zmian w krótkim czasie. W obecnej sytuacji wszyscy są zmotywowani i zdeterminowani, by zmiany wdrożyć szybko i z sukcesem – zaznacza ekspert Forbis Group.

Działania operacyjne: komunikacja, szkolenia, zarządzanie zmianą
Dla wszystkich to jednak zupełnie nowa sytuacja, do której nie mieli się czasu przygotować, dlatego bardzo ważne jest odpowiednie wsparcie pracowników wszystkich szczebli. Drugi krok to zatem przeprowadzenie szkoleń. Wszystkim trzeba wyjaśnić, jak mogą korzystać z narzędzi do pracy zdalnej. Oprócz omówienia obsługi interfejsu, dobrze również zadbać o to, by aktywnie kształtować nowe praktyki. Wiedzieć, gdzie kliknąć, by udostępnić ekran to jedno, a zrozumieć, jak można wykorzystać tę funkcję, by sprawnie omówić z kolegą opracowywany dokument, to zupełnie inna kwestia.

Dobrym pomysłem jest tworzenie zespołów wsparcia i wspólne opracowywanie dobrych praktyk pasujących do stylu pracy danej organizacji i działu. Warto też zachęcać do samodzielności w uczeniu się korzystania z różnych programów i poszukiwania odpowiedzi w Internecie na przykład na Youtube czy stronach producentów programów. Pracownicy działów IT będą mieli w najbliższych tygodniach wiele zapytań i problemów do rozwiązania. Będą przeciążeni pracą i niełatwo dostępni.

Zarządzanie zmianą w najbliższych tygodniach powinno obejmować informowanie o wprowadzanych zmianach, ale jednocześnie komunikacja powinna być poprowadzona tak, by tworzyć poczucie solidarności oraz budować atmosferę zaufania i wzajemnego wsparcia. Paradoksalnie w wielu zespołach już dziś widać, że można zaistniałą sytuację traktować jako ekscytujące wyzwanie, motywujące do skoordynowanego współdziałania – mówi Karolina Dudek, Forbis Group.

Działania operacyjne: zarządzanie zespołami rozproszonymi
Dla wszystkich menedżerów i dyrektorów, którzy stanęli w ostatnich dniach przed koniecznością wdrożenia zarządzania zespołami rozproszonymi, choć przez lata byli przyzwyczajeni do bezpośredniego nadzoru i bezpośredniej komunikacji, to jednak duże wyzwanie. Zarządzanie online wymaga innego stylu działania. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że należy komunikować więcej. Gdy wszyscy są w biurze, wiele informacji przekazywanych jest nieformalnie nawet przy automacie do kawy. W zespołach rozproszonych trzeba komunikować się w bardziej uporządkowany sposób. Warto też zachęcać pracowników do omawiania dłuższych kwestii telefonicznie lub przez Skype i przygotowania na koniec podsumowania tego, co zostało ustalone. To o wiele efektywniejsze niż wymiana wielu emaili.

Dobrą praktyką jest też podkreślanie tego, że komunikacja bezpośrednia jest pełniejsza: ton głosu, mina, postawa ciała stanowią uzupełnienie tego, co wyrażane jest za pomocą słów. Komunikacja online jest uboższa. Gdy brakuje tego uzupełniającego kontekstu, łatwiej o nieporozumienia.

Ważne jest stworzenie koncepcji rozdzielenia zadań i delegowania ich poszczególnym osobom z zespołu oraz opracowanie systemu raportowania z realizacji konkretnych działań. To istotne nie tylko dla samych menedżerów, lecz także dla członków zespołów, których zadania wymagają współpracy z innymi specjalistami. Wybranie odpowiednich narzędzi musi iść w parze z opracowaniem pomysłu na to, jak one będą wykorzystywane przez różne grupy osób.

Działania strategiczne, o których trzeba myśleć już dziś
Opisane powyżej działania mają zapewnić ciągłość operacyjną biznesu i w najbliższych tygodniach będą traktowane jako priorytetowe. Jednak równie ważne będzie przemyślenie strategii długoterminowych, ponieważ świat po koronawirusie nie będzie taki sam. Co się zmieni?

Na pewno zmieni się podejście do pracy zdalnej. Ćwiczenie, któremu wszyscy zostaliśmy poddani, sprawi, że w wielu organizacjach zostaną pokonane ograniczenia technologiczne. Wiele zespołów zacznie funkcjonować w trybie rozproszonym, nawet jeśli będzie się borykać z przejściowymi problemami. Obecne sytuacja wymusi również uregulowanie wreszcie „szarej strefy” związanej z pracą z domu niebędącej telepracą zarówno w Kodeksie pracy, jak i w przepisach BHP. Należy się w związku z tym, że dalej maleć będzie rola biur jako miejsc wykonywania indywidualnej pracy operacyjnej, a rosnąć będzie ich rola jako miejsc służących do budowania relacji społecznych, kontaktów z klientami, co od ponad dekady jest dającym się zauważyć trendem.

Wzrosną trwale budżety przeznaczane na technologię w organizacjach: na mobilne rozwiązania dla pracowników, pakiety narzędzi oraz szkolenia. Administracje rozbudują serwerownie, by obsłużyć wzmożony ruch.

Zmienią się oczekiwania co do standardów klimatyzacji, by zapewnić bezpieczne środowiska pracy. Najemcy będą wymagali, by w starszych budynkach, w których są zainstalowane systemy obsługujące kilka pięter, zostały wprowadzone unowocześnienia i niezależnie działające systemy. Organizacje planujące zmianę siedziby dołożą do listy kryteriów stosowanych przy wyborze budynku również bezpieczeństwo systemu klimatyzacji. Z tego samego względu będą być może ostrożniej podchodziły do kwestii przeniesienia części pracowników do przestrzeni coworkigowej.

Praca w czasach epidemii?
Nadchodzące tygodnie będą z pewnością trudnym czasem dla każdej organizacji. Wyzwanie przed którym wszyscy stanęliśmy – jak pracować i zapewnić ciągłość operacyjną w czasach epidemii? – to również szansa, którą warto dobrze wykorzystać. Dobrze zorganizowana praca zdalna może być bardziej efektywna niż praca stacjonarna. Konieczne jest jednak zaangażowanie i współpraca wszystkich zespołów, by wspólnie opracować nowe formuły działania.

fot. materiały prasowe