Wirtualne miejsca zatrudnienia, praca zdalna oraz obowiązki wykonywane wyłącznie poza siedzibami przedsiębiorstw to wizja dalekiej przyszłości, utrzymują eksperci. Najnowsze badania przeprowadzone przez Harvard Business Review wykazują, że bezpośredni kontakt pracowników – a zwłaszcza ich przypadkowe spotkania na terenie firmy (tzw. „zderzenia”) – poprawiają efektywność biznesu. Stąd też istotnym trendem biurowym staje się optymalna aranżacja przestrzeni, która umożliwia częste, nieformalne interakcje między wykonawcami projektów.

Wbrew niedawnym spekulacjom architektów, wizja całkowicie wirtualnych miejsc pracy przegrywa z modelem biura dopasowanego. Koncepcja ta polega na podziale przestrzeni na strefy służące do relaksu, koncentracji, spotkań czy zadań koncepcyjnych. Zwiększa również szanse występowania nieplanowanych „zderzeń”, które stanowią kluczowy czynnik wpływający pozytywnie na produktywność i kreatywność pracowników.

Co więcej, badania przeprowadzone przez Sociometric Solutions dowodzą, że fizyczna bliskość osób zatrudnionych poprawia także jakość komunikacji prowadzonej przez nich drogą elektroniczną. Pomimo faktu, że technologia ułatwia kontakt na duże odległości, ankieta przeprowadzona pośród inżynierów przebywających na terenie jednego budynku wykazała, że wymieniali się e-mailami 20% częściej, niż osoby pracujące zdalnie. W rezultacie kończyli wspólne projekty 32% szybciej niż zespół ulokowany w różnych, oddalonych od siebie lokalizacjach.

– Aktualnie dopiero zaczynamy odkrywać, jak zmieni się charakter zobowiązań pracowników biurowych w przyszłości. Jestem jednak zdania, że idea całkowicie wirtualnych miejsc zatrudnienia jest jeszcze bardzo odległa. W ciągu następnych 10-15 lat siedziby przedsiębiorstw ewoluują jedynie pod względem organizacji przestrzeni, wziąwszy pod uwagę potrzeby pracowników młodszych generacji, zmiany w dostępie do danych i sposobie komunikacji. Według badań, aż 71% zatrudnionych potrzebuje nieformalnej wymiany informacji, co z pewnością odbywa się w trakcie tzw. „zderzeń” w obrębie biura. Dlatego też do największych wyzwań projektantów należy takie zaaranżowanie przestrzeni, które umożliwi wzmożone kontakty między pracownikami – twierdzi Zuzanna Mikołajczyk, z Mikomax Smart Office.

Przykładem powierzchni biurowej zaaranżowanej na podstawie mapy codziennych aktywności pracowników jest warszawskie biuro Skanska. Pracownicy nie mają przypisanych stanowisk pracy, a powierzchnia biura została podzielona na strefy – pracy cichej, zespołowej, spotkań, konferencji czy kreatywną, w której znajduje się też miejsce odpoczynku.

– Zaaranżowanie biura na podstawie koncepcji Activity Based Workplace było dla nas ciekawym doświadczeniem. Nie tylko musieliśmy na początku odzwyczaić się od własnych biurek i pomieszczeń, ale także zauważyliśmy, ile powierzchni tak naprawdę odzyskaliśmy i którą mogliśmy oddać wszystkim pracownikom – mówi Arkadiusz Rudzki ze Skanska Property Poland.

Dodatkowym rozwiązaniem, które w dużym stopniu wpływa na lepszą, spontaniczną interakcję w biurze są wspólne śniadania zapewniane przez firmę. Codziennie rano wszyscy pracownicy warszawskiego biura Skanska spotykają się w kuchni, gdzie razem jedzą posiłek. Z kuchni można korzystać przez cały dzień, również na potrzeby mniej formalnych spotkań z gośćmi przy kawie.

Obserwacje wykazały również, że o nieformalnych kontaktach w dużej mierze decyduje środowisko fizyczne. Na liczbę i miejsce interakcji wpływa aranżacja przestrzeni oraz lokalizacja wejść, łazienek, klatek schodowych, wind, kserokopiarek, ekspresów do kawy i dystrybutorów wody. Co więcej, zatrudnieni realizujący zadania służbowe w dogodnych warunkach bardziej się do nich przykładają. W ten sposób zmniejsza się również rotacja oraz liczba osób idących na zwolnienia lekarskie.

– Analizy firmy PwC wykazały, że wskaźnik absencji chorobowej plasuje się w Polsce na poziomie 5%. Wysoki poziom nieobecności w pracy wiąże się z dużymi kosztami ponoszonymi przez firmy. Właściwe dostosowanie otoczenia i trybu pracy do potrzeb pracowników może w znaczący sposób obniżyć te wskaźniki – mówi Olga Kortbeek z Shell Business Operations Kraków.

Ważną rolę odgrywają także specjalne pomieszczenia, dedykowane różnym czynnościom integrującym zespół. W polskim oddziale Luxoft, jednego z dostawców IT w Europie Środkowo-Wschodniej, dzięki umieszczonym w strefie relaksu stołom do ping-ponga, powstała firmowa liga tenisowa.

– Zawodnicy grają w systemie play-off. Pracownicy regularnie trenują, aby awansować w rankingu i nie spaść do niższej ligi. Dzięki tej formie rozrywki każdy z zatrudnianych przez nas informatyków ma szansę poruszać się i aktywnie odpocząć w trakcie pracy, spędzić czas z kolegami z biura zamiast przez cały dzień siedzieć bez ruchu przy komputerze – opowiada Anna Kosińska z Luxoft Poland.

Jak dodaje Zuzanna Mikołajczyk, przekonanie, że biurko to jedyny mebel, przy którym można osiągnąć pełnię wydajności, szybko traci na znaczeniu.

– Produktywność przestała być mierzona za pomocą godzin spędzonych w jednym miejscu. Większą wagę przywiązuje się do osiąganych rezultatów, a te są zdecydowanie lepsze, gdy pracownik ma możliwość wypełniania obowiązków o różnym charakterze w odpowiednich strefach biura. Gdy potrzebuje ciszy, udaje się do pokoju koncentracji. Natomiast jeśli szuka inspiracji, zawsze może wybrać przestrzeń wspólną, gdzie ma szansę na spontaniczną burzę mózgów w gronie współpracowników – komentuje Zuzanna Mikołajczyk.

Jak wynika z badań Mikomax Smart Office, obecnie tylko 16% zatrudnionych przyznaje, że biuro wspiera ich w efektywności. Co więcej, respondenci utrzymują, że w miejscach pracy użytkowanych jest zaledwie 51% dostępnych biurek i 30% sal konferencyjnych, co prowadzi do nieprawidłowego wykorzystania powierzchni i naraża pracodawców na zbędne koszty. Zdaniem Zuzanny Mikołajczyk problem ten można rozwiązać poprzez pomiar zależności między sposobem pracy a miejscem jej wykonywania, identyfikację nieefektywnych rozwiązań w biurze oraz wdrożenie modelu biura dopasowanego. Wszystko to przy zachowaniu optymalizacji przestrzeni i zastosowaniu specjalnych mebli, takich jak system Stand Up, Chillout i Packman, które zwiększają szansę „zderzeń” między pracownikami oraz dają możliwość nieformalnej wymiany informacji.

Biuro poza biurem?

Mimo, że praca mobilna to rozwiązanie, które w przeciągu ostatnich kilku lat stało się 60% częściej oferowane przez przedsiębiorców, nadal pozostaje stosunkowo rzadką praktyką. Według Global Workplace Analytics’ State of Telework w Stanach Zjednoczonych na odległość obowiązki wykonuje jedynie 3 miliony ludzi. Z drugiej strony osoby, które pracują zdalnie jedynie w pewnym stopniu, np. podczas podróży, stanowią o wiele liczniejszą grupę, stanowiącą 45% wszystkich zatrudnionych Amerykanów.

Oznacza to upowszechnienie się modelu pracy hybrydowej, w którym zatrudnieni część swojego dnia spędzają w różnych, niekiedy oddalonych od firmy miejscach. Eksperci potwierdzają, że tendencja ta będzie stanowić największe wyzwanie dla biur, działów IT oraz HR w najbliższych latach. Optymalne dopasowanie przestrzeni do przeważnie nieobecnych pracowników będzie wymagało szczegółowego i przemyślanego projektu oraz sprawnego zarządzania zasobami przedsiębiorstw.

– Pracodawcy coraz częściej wdrażają rozwiązania związane z pracą mobilną podążając za ogólnoświatowymi trendami w zarządzaniu. Na popularności zyskują m.in. rozwiązania bazujące na wykorzystaniu chmury obliczeniowej, aplikacji mobilnych, czy realizujące koncepcję BYOD (ang. Bring Your Own Device), zakładającą wykorzystanie przez pracowników urządzeń prywatnych w celach służbowych. Narzędzia takie jak np. aplikacja Xerox PrintBack daje możliwość m.in. drukowania zdjęć i dokumentów bezpośrednio ze smartfona i tabletu, zdalnego kopiowania danych z repozytoriów w chmurze do komputera w firmie, czy przechowywania zadań drukarki na komputerze do momentu zlecenia drukowania w celu zapewnienia bezpieczeństwa wrażliwych dokumentów. Wszystko to sprawia, że pracownicy mobilni mogą wykonywać swoją pracę z dowolnego miejsca na świecie – mówi Maciej Nuckowski z Xerox Polska.

Zmiany zachodzące na rynku pracy są często inicjowane przez samych pracowników. Według raportu „The Rise of the Mobility”, aż 3 na 5 z nich deklaruje, że biuro nie jest potrzebne do bycia produktywnym. Pracodawcy dostosowują się do zupełnie nowych wymogów, wprowadzając zintegrowane systemy motywacji oraz efektywnego zarządzania zespołem.

Mimo wszystko, idea wirtualnych biur oraz pracowników wykonujących obowiązki wyłącznie w domu lub w innej dowolnej lokalizacji to nadal mglista wizja z dalekiej przyszłości, na którą większość przedsiębiorstw nie może i nie powinna sobie pozwolić. Fizyczna powierzchnia biurowa to nadal kluczowy element pracy, dzięki któremu można lepiej zrozumieć, w jaki sposób przebiega kooperacja i proces powstawania kreatywnych pomysłów.

fot. Mikomax