Wynajem mieszkania a RODO – co trzeba wiedzieć?

O RODO powiedziano i napisano już bardzo wiele. Nie każdy zdaje sobie jednak sprawę, jak znaczna jest skala zmian, które niesie rozporządzenie. Nowe zasady ochrony danych osobowych nie dotyczą tylko dużych przedsiębiorstw czy firm posiadających ogromne bazy klientów.

Wystarczy, że wynajmujesz tylko jedno mieszkanie, a musisz się zainteresować swoimi nowymi obowiązkami. Kary za nieprzestrzeganie zapisów rozporządzenia mogą sięgać 4 proc. obrotu firmy, ale niestety, zapisy te nie są jasne.

RODO to Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, które zaczęło obowiązywać we wszystkich krajach Unii Europejskiej 25 maja 2018 roku. Zawiera przepisy, które regulują zasady gromadzenia, przepływu i przetwarzania danych osób fizycznych.

– Duże zmiany w stosunku do dotychczas obowiązującego prawa, niejednoznaczne interpretacja i drakońskie kary za złamanie przepisów w wielu firmach wywołały popłoch – mówi Kuba Karliński, inwestor i założyciel firmy Magmillon. – Świadomość zmian zadziałała na ich korzyść – dzięki odpowiednio wczesnej reakcji, dziś najczęściej gromadzą i przetwarzają dane zgodnie z nowym prawem. Problem mogą mieć za to małe firmy i drobni inwestorzy, czyli podmioty pozbawione codziennego wsparcia prawników. Często nie zdają sobie one sprawy, że pomimo niewielkiej skali działania, RODO je obowiązuje. Niekiedy nie potrafią też wprowadzić odpowiednich zmian.

Czy RODO obowiązuje także Ciebie?

Bez względu na to, czy wynajmujesz sto mieszkań, czy tylko jedno, musisz zainteresować się RODO. Nie da się bowiem wynająć nieruchomości legalnie, bez przetwarzania danych osobowych jej najemcy. I w tym momencie pojawiają się problemy. Chociaż każdy wynajmujący przetwarza dane, nie każdego obowiązują nowe przepisy. Prawnicy interpretujący rozporządzenie zgodnie twierdzą, że nie dotyczy ono osób fizycznych prowadzących działalność o charakterze osobistym lub domowym. Mówiąc najprościej – jeśli nie zajmujesz się wynajmem zawodowo, nie musisz się martwić. Teoretycznie.

– Problemem jest niestety interpretacja tego, czym jest zawodowe wynajmowanie nieruchomości – tłumaczy Kuba Karliński. – Inwestorzy, którzy prowadzą działalność gospodarczą i w ten sposób rozliczają z fiskusem swoje dochody z wynajmu – mogą być pewni, że RODO ich obowiązuje. Podobnie ze wszystkimi osobami oferującymi wynajem krótkoterminowy za pośrednictwem dedykowanych portali. Największe wątpliwości dotyczą wynajmu rozliczanego w oparciu o ryczałt ewidencjonowany – dodaje inwestor.

Przepisy obowiązują na tyle krótko, że póki co brakuje potwierdzonych interpretacji nowego prawa.

– Kary za niespełnienie wymogów RODO są wysokie – do 20 mln euro lub 4 proc. całego obrotu firmy. Chociaż nie słyszałem jeszcze o żadnej osobie wynajmującej mieszkania, która miałaby z tego powodu kłopoty, wszystkim doradzam przezorność i zastosowanie się do rozporządzenia – mówi Kuba Karliński.

Do czego zobowiązuje nas RODO?

Podstawowym obowiązkiem wynajmującego jest uzyskanie od najemcy zgody na przetwarzanie danych osobowych. Odpowiednią klauzulę można zawrzeć w umowie najmu lub sporządzić oddzielny dokument. Powinien zawierać informację o tym, jakie dane udostępnia lokator, jakie ma prawa, jaka jest podstawa prawna przetwarzania tych danych i jego cel. By sformułować taką umowę poprawnie, najlepiej skorzystać z porady prawnika.

To jednak nie wszystko. RODO stanowi bowiem nie tylko formalność, ale i rzeczywiste obowiązki. Każdy wynajmujący powinien być przygotowany na realizację praw przysługujących najemcy, takich jak: prawo do wglądu w dane, informacji o tym jak są przetwarzane czy do ich usunięcia.

Bardzo ważna jest również dbałość o to, w jaki sposób dane osobowe najemców są przechowywane i kto może wejść w ich posiadanie. Twoim najmem zarządza zewnętrzna firma? Księgowa ma dostęp do danych lokatorów? Przechowujesz je na niezabezpieczonym komputerze? Każda z tych sytuacji musi być uregulowana – umową powierzenia lub poprzez odpowiednie szyfrowanie poufnych informacji.

Idea, która stoi za rozporządzeniem jest bez wątpienia słuszna. Nasze dane osobowe przez lata nie były chronione właściwie. Wprowadzenie RODO wzbudziło jednak mnóstwo kontrowersji. Zdaniem wielu specjalistów rozporządzenie jest niejasne i nie uwzględnia różnorodnej specyfiki poszczególnych branż. Niestety, pytanie – czy tak restrykcyjne przepisy nie są przysłowiowym „wylaniem dziecka z kąpielą” – nie doczeka się szybkiej odpowiedzi. Lepiej jest zatem spełnić obowiązki, które narzuca RODO niż liczyć na szczęście i sprzyjającą interpretację nowego prawa.

fot. archiwum