Zmiany w strukturze najmu – podejście hybrydowe i różnice pomiędzy umową elastyczną a tradycyjną

Część pracodawców od lat eksperymentowała z elastycznymi rozwiązaniami i oferowała pracę zdalną w różnych konfiguracjach.

Jednak wymuszona pandemią praca zdalna na masową skalę będzie czynnikiem długoterminowej zmiany i przyspieszy rozpowszechnienie się elastycznego modelu pracy. Dla firm jest to jednak proces, a w rezultacie, w nowej rzeczywistości biurowej na znaczeniu zyskają powierzchnie elastyczne i biura coworkingowe. Wynika to z faktu, że dają możliwość elastycznego reagowania w okresie wypracowywania nowych rozwiązań i niepewności gospodarczej.

Aktualnie wiele firm dopiero przygotowuje się do zmian dotychczasowego modelu pracy. Są też te, które nie wiedzą jak ich potrzeby zmienią się w nowych realiach, dlatego nie chcą podejmować długoterminowych zobowiązań podpisując wieloletnie umowy najmu. To sprawia, że powierzchnia elastyczna staje się dla wielu najemców atrakcyjniejszą propozycją, która pozwala im na dostosowanie umowy do indywidualnych potrzeb.

Elastyczne coworkingi wzorem

W ostatnich latach obserwowaliśmy bardzo szybki rozwój sektora biur coworkingowych w Polsce, których najemcy doceniają elastyczne warunki najmu. Przestrzeń coworkingowa pozwala firmom szybko reagować na zmiany rynkowe dostosowując liczbę miejsc pracy do bieżących potrzeb.

Pandemia pokazała, że szczególnie w okresie spowolnienia na rynku ta elastyczność zyskuje na znaczeniu nie tylko w przypadku małych podmiotów. Większe firmy również zaczynają rozważać uwzględnienie elastycznych przestrzeni jako części swojej holistycznej strategii dotyczącej nieruchomości, aby zmniejszyć koszty lub szukają biur satelitarnych bez dużych początkowych inwestycji kapitałowych. Nowa sytuacja rynkowa będzie skłaniała niektóre firmy do stosowania modelu hybrydowego, który zakłada łączenie długoterminowej umowy najmu biura z krótkoterminowym wynajmem.

Kluczowe różnice między długoterminową umową najmu a umową najmu powierzchni elastycznej

    UMOWA TRADYCYJNA UMOWA ELASTYCZNA
Długość najmu   Zwykle jest to zobowiązanie na co najmniej trzy lata, a koszty całkowite najmu maleją wraz z długością zobowiązania. Okresy najmu zaczynają się od jednego miesiąca, co jest korzystne dla start-upów, które często nie są w stanie przewidzieć liczby zatrudnionych za 6 miesięcy.
Jak to działa?   Najemca podpisuje umowę najmu z wynajmującym, która zapewnia powierzchnię biurową na uzgodniony okres. Klient podpisuje umowę członkowską, która przyznaje prawo do zajmowania powierzchni, ale nie przyznaje praw wyłącznych do zajmowania powierzchni na określony czas (więc operator może przenieść najemcę do innej części budynku).
Fit-out   Powierzchnia wykańczana do standardu ustalonego pomiędzy Najemcą, a Wynajmującym. Koszt dostosowania powierzchni w przeważającym stopniu po stronie wynajmującego. Przestrzeń będzie w pełni zaaranżowana, również w meble. Praktycznie nie ma żadnych kosztów początkowych (lub występuje symboliczna opłata członkowska), ale oznacza to mniejszą kontrolę nad wyglądem i stylem biura. Na koniec nie trzeba jedynie posprzątać powierzchnię.
Elastyczność   Jesteś związany umową najmu na określony czas i wielkość powierzchni, przez co nie ma elastyczności gdy firma rośnie, bądź się kurczy. Możliwe, że będzie można renegocjować umowę, ale nie ma co do tego pewności. Dopóki powierzchnia u operatora coworkingowego lub biura serwisowanego jest dostępna, możesz ją zmieniać i dostosowywać do własnych potrzeb w trakcie trwania zobowiązania. Również okres najmu może być bardzo elastyczny: 6-12-18 miesięcy.
Rozpoczęcie najmu   Once you’ve allowed for paperwork, legal requirements and fit-outs, it might be three to six months before you can move in.

Od momentu, kiedy zostanie zatwierdzona dokumentacja prawna oraz dotycząca wykończenia powierzchni, najem może rozpocząć się najwcześniej od 3 do 6 miesięcy po podpisaniu dokumentów.

Zazwyczaj przeprowadzka może się odbyć nawet kilka dni po tym, jak zostanie podpisana umowa.
Koszty dodatkowe   W przypadku relokacji będą naliczane opłaty za obsługę prawną, opłaty skarbowe, wynagrodzenie doradcy i inne opłaty ekspertów. Brak opłat skarbowych. Reszta opłat uzależniona od zaangażowania zewnętrznych doradców.
Usługi dodatkowe   Wynajmujący z reguły odpowiedzialny za obsługę recepcji i serwisy sprzątające na częściach wspólnych. Usługi takie jak sprzątanie, odbiór i obsługa poczty są zawarte w opłacie miesięcznej.
Sale konferencyjne   Zaaranżowane na powierzchni najmu. Możliwość wynajęcia małych i dużych sal konferencyjnych w ramach przyznanych kredytów w opłacie miesięczne. Często możliwość wynajęcia prywatnej salki konferencyjnej w ramach swojej przestrzeni.
Czynsz   Stawka Czynszu jest naliczana dla każdego m2 wynajmowanej powierzchni. Średnia wielkość powierzchni na każde stanowisko pracy to ok. 10 m2 Opłata naliczana za stanowisko pracy.
Depozyt   Standardowe zabezpieczenie umowy najmu to 3 miesięczny czynsz + opłata eksploatacyjna + VAT Stała kwota depozytu ustalana jest przez operatora biura – zwykle około dwu miesięcznego czynszu..

 

Autorzy:
Izabela Dąbrowska, dyrektor w dziale Doradcy Najemcy, Knight Frank 
Jakub Denus, Senior Associate w dziale Doradcy Najemcy, Knight Frank

fot. Rockfon / archiwum