W najnowszych badaniach Mikomax Smart Office dotyczących organizacji biur 65% respondentów wskazało, że wygląd i organizacja stanowiska pracy są ważne, jednak mniej niż co piąty zgadza się ze stwierdzeniem, że jego obecne biuro wspiera go w efektywnym działaniu. Aż 85% pracowników uważa, że miejsce, w którym przebywają, mogłoby lepiej odpowiadać na ich zawodowe potrzeby. Z drugiej strony prognozy Cushman & Wakefield wskazują, że 2014 rok będzie czasem dalszego zmniejszania liczby metrów przypadających na jednego pracownika biurowego w związku z dążeniem do optymalizacji przez firmy.

Jak pogodzić potrzeby racowników z poszukiwaniem oszczędności? Rozwiązaniem są inteligentne, innowacyjne biura sprzyjające efektywności i kreatywności, czyli smart-office.

Dobrze przemyślane i zaplanowane biuro, zajmujące mniej metrów kwadratowych niż duża, niezbyt dobrze urządzona siedziba, oznacza dla firmy zmniejszenie kosztów najmu i eksploatacji przy jednoczesnym wzroście zadowolenia pracowników. Warunkiem jest wdrożenie rozwiązań poprawiających efektywność i atrakcyjność przestrzeni biurowej.

– Organizacje na świecie stoją przed wyzwaniem polegającym na podniesieniu efektywności środowiska pracy. Poza optymalizacją kosztową, menedżerowie coraz częściej kładą nacisk na wystudiowane kształtowanie przestrzeni. Tworzenie elastycznych, starannie zaplanowanych powierzchni o zdywersyfikowanym przeznaczeniu – sprzyjających pracy zespołowej, kreatywności, koncentracji czy regeneracji, poprzedzone badaniem zachowań i potrzeb pracowników, ma przełożenie na produktywność użytkowników biura. Takie rozwiązania mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników, zmniejszyć liczbę dni spędzanych na zwolnieniach lekarskich czy poziom rotacji, a w rezultacie prowadzić do lepszych wyników biznesowych organizacji – komentuje Anna Krześniak, konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy Jones Lang LaSalle.

Nowoczesne strategie kształtowania i zarządzania przestrzenią biurową (tzw. workplaces strategies) mają na celu zapewnienie korzyści zarówno firmom, jak i ich otoczeniu.

– Realizacja trudnych do pogodzenia celów jest możliwa dzięki zastosowaniu przez deweloperów nowej filozofii myślenia o budynkach. Przykładem może być nowe podejście do oferty Skanska Property Poland „Workplaces by Skanska”, której efektem są nowoczesne, zielone i komfortowe budynki biurowe efektywne dla najemców i zdrowe dla pracowników. To znacznie więcej niż po prostu biura. To otwarte, tętniące życiem obiekty oparte na zrównoważonych technologiach – mówi Katarzyna Zawodna, prezes Skanska Property Poland.

Ważnym motorem biurowych przemian jest również zmieniający się model działania organizacji związany z dynamicznym rozwojem nowych technologii i wejściem na rynek nowego pokolenia pracowników.

– W nowoczesnych firmach, choć wciąż największą część zadań wykonujemy samodzielnie, dużą rolę odgrywa współdziałanie. Jak wynika z badań Mikomax Smart Office, koncepcyjną pracę zespołową uznaje za ważną 58% młodszych i 76% starszych ankietowanych. Możliwość uczenia się od innych jest wartością dla około 70% badanych. Istotne stają się więc odpowiednie przestrzenie do zadaniowych i nieformalnych spotkań, pracy w skupieniu czy telekonferencji. Niestety, nie wszystkie biura dają możliwości realizowania tych potrzeb – zaznacza Zuzanna Mikołajczyk, dyrektor Marki Mikomax Smart Office.

Korzystna dla wszystkich optymalizacja

Z badań CBRE wynika, że w nowoczesnych organizacjach w danej chwili przebywa w biurze ok. 70% pracowników. W przyszłości liczba ta prawdopodobnie będzie się jeszcze zmniejszać, głownie w związku ze wzrostem popularności różnych form telepracy. Stąd koncepcja tzw. gorących biurek (z ang. hot desks), czyli stanowisk pracy dzielonych przez specjalistów w danej chwili przebywających w siedzibie firmy. Zatrudnieni nie mają przypisanych sobie przestrzeni, a przychodząc do biura wybierają sobie jedno z wolnych miejsc.

– Zaoszczędzony w ten sposób metraż można przeznaczyć na pomieszczenia w znaczący sposób poprawiające jakość pracy w biurach, na które dotąd mogło nie być wystarczająco dużo miejsca. Są to m.in. komfortowe pomieszczenia służące do spotkań i wykonywania wspólnych zadań, interaktywne sale telekonferencyjne, atrakcyjne pomieszczenia socjalne – kawiarnie i kuchnie czy miejsca wypoczynku, wyciszone pokoje do pracy w skupieniu oraz tzw. budki telefoniczne, czyli małe pomieszczenia do wykonywania rozmów telefonicznych czy mini-telekonferencji – mówi Katarzyna Zawodna.

Fot. Biuro Skanska w Waszyngtonie, mat. prasowe