„Rynek spotkań biznesowych w Polsce pod lupą organizatorów i uczestników: Kto? Co? Za ile? I gdzie?”[1]  – nowe dane II edycji niezależnych ogólnopolskich badań firm i przedsiębiorstw oraz pracowników.

Właśnie rozpoczął się ostatni w tym roku szczyt konferencyjny. Ponad 1/3 firm w Polsce decyduje się na organizację spotkań w grudniu. Jest to drugi w roku miesiąc, kiedy organizuje się najwięcej wydarzeń biznesowych. Hotele i obiekty konferencyjne w tym czasie przygotowują liczne niestandardowe propozycje dla potencjalnych Klientów, którzy, jak wynika z badań, nie przywiązują się do miejsca spotkania. Czy hotele i obiekty konferencyjne odpowiednio wykorzystają ostatnią szansę w tym roku?

Zgodnie z wynikami ogólnopolskich badań dot. „Rynku spotkań biznesowych” z 2016 i 2017 szczyt konferencyjny ma miejsce nie tylko jesienią  i latem, ale także w miesiącach zimowych. Okazuje się, że to właśnie grudzień jest drugim w roku miesiącem, w którym organizuje się najwięcej wydarzeń. Ponad 32% z zorganizowanych spotkań w roku organizuje się na koniec roku. Zaledwie o 1% więcej wydarzeń jest organizowane w maju (dane z raportu z 2016 roku). Jak pokazują badania, prawie 80% firm w Polsce organizuje spotkania biznesowe i konferencyjne poza siedzibą swojej firmy. Większość przedsiębiorstw korzysta z ofert proponowanych przez hotele czy obiekty konferencyjne. Grudzień jest miesiącem, w którym planowanych jest wiele spotkań o charakterze świątecznym, należy zwrócić uwagę, że jest to biznesowo krótki miesiąc w porównaniu do innych miesięcy w roku, ze względu na wypadające pod koniec roku Święta Bożego Narodzenia i Nowy Rok.

Firmy w grudniu „wychodzą”

Jak wynika z badań, firmy w Polsce w większości decydują się na organizację mniejszych konferencji i spotkań, tak odpowiedziało prawie 80% ankietowanych. Wydarzenia te organizowane są w dużej części pod koniec roku. Firmy wybierając miejsce na organizację takiego spotkania w ponad 70% same aktywnie poszukują dogodnej lokalizacji. Tylko 3% deklaruje, że posiadają takie miejsca, z których korzystają stale. Jest to sygnał dla obiektów i hoteli, które powinny starać się o dotarcie do Klienta niezwiązanego ściśle z jednym obiektem, wykorzystując rotację firm między hotelami.

„Od początku funkcjonowania naszego hotelu poddawaliśmy dokładnej analizie rynek i jego otoczenie. Chcemy mieć wiedzę, jakie są rzeczywiste oczekiwania i potrzeby naszych Klientów, ale także jakie zmiany zachodzą w branży usług konferencyjnych i spotkań biznesowych. Przeprowadzenie projektu mającego na celu systematyczne badanie tego rynku w Polsce pozwala uzyskać wiele cennych informacji, które pomagają nam w docieraniu do Klientów z odpowiednio przygotowanymi ofertami, a także szybciej możemy reagować na zmiany. Jak pokazują badania już na przestrzeni dwóch edycji widać kierunki zmian, w tym tę najważniejszą, że waga ceny zmniejsza się z każdym rokiem, a Klienci zaczynają doceniać inne wartości takie jak np. bliskość natury, czy jakość kuchni. Spotkania biznesowe są także coraz chętniej organizowane  poza miastem” – powiedziała Grażyna Kowalczyk, dyrektor generalny Hotelu Narvil, uhonorowana tytułem Hotelarz Roku.

Cena „topnieje” nie tylko w grudniu…

Analizując badania w zakresie poszukiwania lokalizacji, warto zwrócić uwagę, że nie tylko cena jest ważnym czynnikiem wpływającym na wybór miejsca (nadal ten faktor jest na pierwszej pozycji). Porównując badania z 2016 i 2017 roku znaczenie ceny w przypadku wyboru oferty spadła o 4% (w badaniu w 2016 roku stanowiła 81%). Badania wskazują, że na przełomie dwóch lat uległo zmianie kryterium łatwości dojazdu do miejsca spotkania. Jako trzeci najważniejszy element uznano jakość kuchni, która w tegorocznych badaniach straciła kilka punktów procentowych w stosunku do ubiegłego roku. W podejmowaniu ostatecznej decyzji cena jest nadal decydującym czynnikiem.

Badanie polskich przedsiębiorstw. Metodologia badań.

W ramach badań w 2016 oraz w 2017 roku pytania dot. rynku usług konferencyjnych skierowano do przedsiębiorstw w Polsce. Badania przeprowadzono metodą telefoniczną (CATI) na podstawie standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo. Celem założonym przy pierwszym badaniu (2016), było rozpoznanie całości rynku przedsiębiorców z podziałem na mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa – tak, aby uzyskać całościową charakterystykę rynku oraz pozyskać informacje o tym, jakie przedsiębiorstwa inwestują w spotkania biznesowe, a także w jakim okresie są one organizowane. Zgodnie w wynikami badań tylko 3% mikroprzedsiębiorstw organizuje spotkania poza siedzibą firmy. W I edycji badaniu poddano firmy, które rzeczywiście w 2016 roku zadeklarowały organizację spotkań i konferencji poza swoją siedzibą. Ich wielkości zostały dobrane kwotowo z zachowaniem proporcji wielkości poszczególnych typów firm. Ponad 60% badanych firm to przedsiębiorstwa zatrudniające od 10-50 pracowników, co piąte od 51-250, a więcej niż jedno na dziesięć powyżej 250 pracowników. Najwięcej, bo ponad 40% firm biorących udział w badaniu prowadzi działalność usługową, 3 na 10 firm zajmuje się produkcją przemysłową, co piąta handlem. W produkcji rolnej specjalizuje się 7% z badanych firm.

Nowe obszary badawcze w II edycji badań

Analiza wyników badań z roku poprzedniego wpłynęła na podjęcie decyzji, aby w 2017 roku do ankiety dołączyć kolejne, nowe pytania, pozwalające poznać inne aspekty rynku. Zdefiniowano w tej edycji dokładniej, w jakich kwartałach roku firmy planują organizację wydarzeń. Ciekawym było wprowadzenie tematów, które miały za zadanie zbadać, na co organizatorzy spotkań (w tym: firmy, działy HR) zwracają uwagę, gdy mają za zadanie zorganizować dla swoich pracowników czy kontrahentów takie spotkania. Z drugiej strony poddano badaniu uczestników tych spotkań, aby dowiedzieć się, czy rzeczywiście dane założenia organizatorów spełniają ich oczekiwania. Badania w długoterminowej perspektywie mają na celu: pokazać zmiany, poznać trendy i stałe zjawiska oraz zaobserwować nowe tendencje.

[1] Cytowane badania, źródła: „Rynek spotkań biznesowych pod lupą: Kto? Co? I gdzie?” (2016) oraz „Rynek spotkań biznesowych w Polsce pod lupą organizatorów i uczestników: Kto? Co? Za ile? I gdzie?” (2017) – Hotel Narvil Conference & Spa.

fot. Hotel Narvil