Polski rynek biurowy przechodzi kryzys podażowy, który zmusza firmy do radykalnej zmiany myślenia o miejscu pracy. Gdy nowa powierzchnia staje się dobrem rzadkim, kluczem do utrzymania operacyjnej sprawności nie jest już poszukiwanie nowych metrów, lecz precyzyjne zarządzanie tymi, które już posiadamy – w oparciu o twarde dane i mądre planowanie.

Jak pokazują raporty JLL i CBRE, współczynnik pustostanów w ścisłym centrum Warszawy spadł do rekordowego poziomu 6,1%, a nowa podaż w 2025 roku wyniosła zaledwie około 89 tys. mkw. Nowe procesy budowlane zostały niemal całkowicie wstrzymane, a biura gotowe do szybkiego zasiedlenia praktycznie zniknęły z rynku. Nie lepiej było w innych dużych miastach, które odnotowały w 2025 roku najniższą podaż nowej powierzchni w historii. Według danych JLL było to zaledwie 20,5 tys. mkw., choć w bieżącym roku sytuacja ma się nieco poprawić i podaż w regionach wyniesie 95 tys. mkw.

Złą sytuację na rynku najmu pogłębia także zachowanie samych najemców. Firmy zajmujące prestiżowe powierzchnie wolą przedłużać obecne umowy, niż ryzykować przeprowadzkę, bo gdzie indziej atrakcyjna alternatywa praktycznie nie istnieje. Taka retencja jeszcze bardziej blokuje dostęp do dobrych biur dla nowych graczy, nakręcając spiralę deficytu biur. Dodatkowo nakładają się na to masowe powroty pracowników do firm.

Rozwiązaniem może być coraz powszechniejsza w polskich firmach praca hybrydowa, ale taki model wymaga lepszego planowania i zarządzania powierzchnią w oparciu o dane – uważają eksperci Tidaro, producenta oprogramowania do optymalizacji zarządzania przestrzenią biurową.

Kryzys podażowy obnażył także głębszy problem firm w zarządzaniu biurami

Maciej Lukas, CEO Tidaro, rozmawiał w podcaście „W biurze się nie mieści” o sytuacji na polskim rynku najmu powierzchni biurowej z Patrycją Pachowską – Global Workplace Manager w DocPlanner, a także Pawłem Łagodą – Real Estate Director for Central & Eastern Europe w Visa. Eksperci nie tylko potwierdzili w nim dane o ograniczonej podaży biur, ale także wskazali, że kryzys podażowy obnażył głębszy problem – organizacyjny.

Według Macieja Lukasa z Tidaro, w świecie, gdzie nowe biuro nie jest już dostępne na żądanie, przewagę zdobędą organizacje, które w pełni wykorzystują zajmowaną przestrzeń. Kluczem są twarde dane o faktycznym wykorzystaniu biura – które strefy są przeciążone, które świecą pustkami i kiedy szczytowe obłożenie się nakłada. Decyzje o metrażu i układzie biura muszą być podejmowane z wyprzedzeniem dwóch, trzech lat, a nie reaktywnie. Brak danych prowadzi bowiem do paraliżu decyzyjnego lub kosztownych pomyłek.

„Przewidywalność to dziś najcenniejsza waluta w zarządzaniu workplace’em. Firmy nie mogą już sobie pozwolić na biura budowane na wyczucie zarządu. Bez twardych danych o tym, jak przestrzeń faktycznie oddycha, każda zmiana metrażu to błądzenie we mgle. Musimy wiedzieć dokładnie, czy potrzebujemy 100 biurek, czy 50, i w jakie dni, by biuro realnie wspierało biznes, a nie było tylko martwym kosztem” – mówi przedstawiciel Tidaro.

Zarządzanie biurem trzeba planować z wieloletnim wyprzedzeniem

Eksperci podkreślili w podcaście, że w polskich firmach dopiero rośnie świadomość tego, że to właśnie dane powinny być kluczem do zarządzania biurem. Patrycja Pachowska z DocPlanner zaakcentowała również rolę tzw. małego przywództwa i kompetencji miękkich, wskazując, że to menedżerowie pierwszej linii są kluczem do skutecznego zbierania informacji o tym, jak pracownicy naprawdę korzystają z przestrzeni.

Z kolei Paweł Łagoda z Visa podkreślił, że przy dzisiejszej dynamice rynku decyzje o budżetach i metrażach muszą zapadać z ogromnym wyprzedzeniem – eksperci już teraz planują strategie na lata 2027–2030. Pomocna staje się tu automatyzacja i AI, które pozwalają liderom przestać gasić operacyjne pożary i skupić się na tym, by środowisko pracy realnie wspierało cele biznesowe.

CEO Tidaro zwrócił też uwagę, że biuro ma sens wtedy, gdy służy realnym celom – przyspieszeniu decyzji, burzy mózgów czy budowaniu energii zespołu – a nie jako narzędzie kontroli obecności, bo menedżerowie muszą umieć zarządzać ludźmi i efektami ich pracy niezależnie od tego, gdzie oni siedzą. W realizacji tego zadania dane o sposobie funkcjonowania pracowników w biurze są niezbędne.

fot. materiały prasowe