Indeksacja czynszu w umowach najmu biurowego jest często traktowana jako techniczny detal, któremu nie poświęca się uwagi. Eksperci firmy doradczej JLL podkreślają, że to bardzo kosztowne uchybienie. Błędy w mechanizmach indeksacyjnych dotyczą nawet co trzeciej umowy najmu i przy powierzchniach rzędu 2-3 tys. m kw. generują po stronie najemców straty wynoszące średnio między 30 a 100 tys. euro w okresie 5-7 lat.

Biorąc pod uwagę skutki finansowe oraz organizacyjne, indeksacja staje się tematem dla dyrektorów finansowych i zarządów firm. Dowolność w wyborze wskaźnika, źle określony moment waloryzacji albo błąd w samym wyliczeniu wystarczą, by firma przez lata płaciła więcej, niż wynikałoby to ze średniego wzrostu cen. Na rynku nie brakuje przypadków, w których kilka słów w klauzuli indeksacyjnej przesądzało o dziesiątkach tysięcy euro różnicy w kosztach najmu. Szczególnie wyraźnie było to widać przy okazji skoku inflacji podczas pandemii COVID-19 czy po wybuchu wojny w Ukrainie, gdy ten sam czynsz bazowy i ta sama powierzchnia przekładały się na zupełnie inne obciążenia. Decydujące znaczenie miał wybór obowiązującego dla danej umowy wskaźnika indeksacyjnego oraz to, w jaki sposób ten wskaźnik był później stosowany.

Standardowy wskaźnik, który może kosztować dziesiątki tysięcy euro rocznie

W umowach najmu biurowego najczęściej pojawia się odwołanie do zharmonizowanego wskaźnika cen konsumpcyjnych HICP. Wskaźnik jest publikowany przez Eurostat, co zapewnia jednolitą metodologię jego obliczania we wszystkich krajach członkowskich UE. Problem w tym, że wariantów wskaźnika HICP jest kilka, a każdy ma inny punkt odniesienia: od miesiąca poprzedniego, przez analogiczny miesiąc r/r, po ruchomą średnią z ostatnich 12 miesięcy. W spokojnych okresach te różnice bywają mniej istotne. W czasie gwałtownych zmian gospodarczych, poszczególne klauzule zaczynają jednak pracować zupełnie inaczej. Jeżeli strony umowy najmu odniosły się nieprecyzyjnie do „wskaźnika HICP”, stworzyły przestrzeń do szerokiej i wymiernej finansowo interpretacji.

– Niejasności w klauzulach indeksacyjnych rozstrzyga się w praktyce przeważnie na korzyść wyższego odczytu wskaźnika. Ponieważ to najemca płaci czynsz, po jego stronie powstaje dodatkowe, błędnie naliczone obciążenie finansowe. Skala problemu jest istotna – przy biurze o powierzchni 2-3 tys. m kw. i miesięcznym czynszu na poziomie 25 euro za metr kwadratowy, wybór między zastosowaniem odpowiedniego wskaźnika może przełożyć się na około 10-12 tys. euro różnicy rocznie. W siedmioletnim horyzoncie mowa już o 70-80 tys. euro, a najemcy często orientują się o tym, że czynsz był naliczany na wyższym niż uzgodniony poziomie właśnie dopiero po kilku latach trwania najmu – mówi Jacek Rek, JLL.

Problem zaczyna się od daty

Drugim częstym źródłem sporów jest ustalenie momentu, od którego liczona jest indeksacja. Z pozoru jednakowe sformułowania, takie jak na przykład „po 12 miesiącach od oddania powierzchni” albo „po 12 miesiącach od rozpoczęcia najmu”, w praktyce nie zawsze oznaczają to samo. Ta rozbieżność szybko staje się policzalna, nawet jeżeli między tymi momentami mijają tylko typowe dwa czy trzy miesiące. W takiej sytuacji już pierwsze naliczenie indeksacji może zostać zawyżone. Co ważne, ten błąd nie kończy się na jednym roku – zostaje wpisany w czynsz bazowy na kolejne lata, powiększając każdą następną indeksację.

– Podobne ryzyko pojawia się również tam, gdzie strony umowy postanawiają, że indeksacja następuje dopiero po przekroczeniu określonego progu, np. 3 proc. lub 5 proc. wskaźnika inflacji. Mamy tutaj do czynienia z pewnym paradoksem, bo celem wprowadzenia takiej klauzuli jest uproszczenie rozliczeń poprzez ograniczenie indeksacji. Tymczasem, jeżeli umowa najmu nie określa jasno, od kiedy powinna być liczona skumulowana zmiana wskaźnika, ponownie pojawiają się bardzo kosztowne odchylenia – zauważa Jacek Rek. – Dla przykładu: zależnie od tego, czy próg będzie liczony od dnia podpisania umowy czy od dnia rozpoczęcia czynszu, moment przekroczenia granicy może wypaść nawet rok później. Przy umowie na 2-3 tys. m kw. może to oznaczać nadpłatę na poziomie 25-35 tys. euro w skali 2-3 lat – dodaje.

Umowy najmu nie przewidują, że wystąpi deflacja

Klauzule indeksacyjne bywają też formułowane z pominięciem scenariusza deflacji (tak, jakby wskaźnik cen mógł być wyłącznie dodatni) i nie rozstrzygają jednoznacznie, czy przy ujemnych odczytach tego wskaźnika czynsz powinien zostać obniżony.

– W takim przypadku pole do sporu jest oczywiste. Wynajmujący zwykle będzie twierdził, że indeksacja działa tylko w górę. Najemca zaś może uważać, że skoro mechanizm odwołuje się do zmiany wskaźnika, to powinien być korygowany również w przeciwnym kierunku – komentuje Jacek Rek.

Precyzyjnie skonstruowana umowa najmu nie wystarczy

Eksperci JLL zwracają uwagę, że błędy związane z indeksacją czynszu nie muszą wynikać z różnic w interpretacji nieprecyzyjnych umów. Tym bardziej, że w interesie obu stron jest uniknięcie nieprawidłowości w rozliczeniach, które – obok następstw finansowych – wiążą się także z ryzykiem prawnym, reputacyjnym czy relacyjnym. Pozbawiona luk umowa najmu ma fundamentalne znaczenie, ale bez nadzoru nad jej stosowaniem nie uda się uniknąć uchybień przy rozliczeniach.

– Przykładamy szczególną wagę do tego, by zawierane przez naszych klientów umowy najmu były wolne od nieprecyzyjnych sformułowań, które pozostawiałyby pole do interpretacji i prowadziłyby do nieprawidłowości przy indeksacji czynszów. Osiągamy taki rezultat i niewątpliwą wartością dodaną jest przy tym możliwość skorzystania z niemal 30 lat doświadczenia ekspertów z naszego działu Lease Audit. Jednak nawet najlepiej skonstruowana klauzula indeksacyjna może działać poprawnie tylko wtedy, gdy obie strony rozumieją ją tak samo i tak samo stosują w praktyce – komentuje Ida Stankiewicz, członkini zarządu JLL w Polsce.

Często zdarza się, że podczas negocjacji firmy koncentrują się głównie na stawce wyjściowej, długości umowy i pakiecie zachęt, a znacznie rzadziej analizują mechanizm indeksacji z podobną dokładnością. Już w czasie trwania umowy dział finansowy najemcy dostaje informację o zaktualizowanej stawce i wprowadza ją do rozliczeń. Nie odtwarza przy tym natomiast całej kalkulacji na podstawie umowy i danych źródłowych.

– Mechanizm indeksacji zaczyna „pracować” dopiero w trakcie wykonywania umowy, a na tym etapie analiza zmian w czynszu rzadko jest przedmiotem uwagi najemcy. Po wymagającym, wielomiesięcznym procesie renegocjacji warunków najmu albo relokacji, przejście w tryb użytkowania biura na co dzień sprzyja automatyzmowi przy bieżących rozliczeniach, a indeksacja staje się rutynową procedurą. Jeżeli raz przyjęty sposób rozliczenia funkcjonuje później bez weryfikacji, niezauważony błąd zamienia się w trwały, kosztowny i problematyczny dla wszystkich stron element czynszu – dodaje Ida Stankiewicz.

Najemcy nie doceniają wagi problemu

Z punktu widzenia najemców, analiza indeksacji to ważne narzędzie do realnego zarządzania kosztami najmu. Jak przekonuje Kinga Piotrowicz, Client Operations Lead EMEA i członkini zarządu JLL w Polsce, choć nieprawidłowości przy naliczaniu indeksacji są częste i przekładają się na możliwe straty liczone w setkach tysięcy euro, ten problem pozostaje nieuświadomiony przez kadrę zarządzającą.

– Z naszych audytów wynika, że nieprawidłowości w naliczaniu indeksacji pojawiają się w około jednej trzeciej umów i przez lata potrafią być nieujawnione. W typowym przypadku, łączna nadpłata dla biura o powierzchni 2-3 tys. m kw. wynosi średnio między 30 a 100 tys. euro w perspektywie 5-7 lat. To skala, która jest już istotna z punktu widzenia dyrektorów finansowych czy prezesów firm, którzy na polskim rynku często nie są jeszcze świadomi, jak wymierne korzyści może przynieść przeprowadzenie audytu umowy najmu – mówi Kinga Piotrowicz. – W przypadku międzynarodowych najemców nasza usługa Lease Audit cieszy się zdecydowanie większą popularnością. Szczególnie, że wynagrodzenie JLL jest rozliczane w modelu „success fee”, jako procent od odzyskanej kwoty. Co ważne, wspieramy klienta na wszystkich etapach: od analizy treści umowy, poprawności rozliczeń czynszu na fakturach i ustalenia kwoty nadpłaty, przez wyjaśnienie rozbieżności z wynajmującym, po ostateczne odzyskanie nieprawidłowo naliczonych środków – podsumowuje Kinga Piotrowicz.

fot. materiały prasowe