Umowy najmu na rynku powierzchni przemysłowych i magazynowych zawierane są co najmniej na 3 lata, a przeważnie na 5 lat lub więcej.

Kiedy myśleć o renegocjacjach?

W przypadku chęci pozostania w dotychczas wynajmowanej nieruchomości, kończącą się umowę należy przedłużyć i zdecydowanie nie warto czekać z renegocjacjami do ostatniej chwili. Najlepiej rozpocząć ten proces co najmniej rok przed upływem okresu najmu lub nawet wcześniej, jeśli kwestie wymagające renegocjacji są bardziej skomplikowane lub wchodzi w grę rozbudowa obecnego obiektu i formalności związane z uzyskaniem decyzji środowiskowej i pozwolenia na budowę. Dzięki rozpoczęciu rozmów z wynajmującym z odpowiednim wyprzedzeniem najemca ma wystarczająco dużo czasu na przeprowadzenie rozmowy z obecnym właścicielem lub znalezienie alternatywnej powierzchni w razie niepowodzenia renegocjacji, czyli nieosiągnięcia zakładanych celów. Ponadto najemca, który bierze pod uwagę także możliwość relokacji, zawsze ma silniejszą pozycję negocjacyjną.

Jak przygotować się do renegocjacji?

Renegocjacje warto prowadzić z udziałem doświadczonego doradcy specjalizującego się w rynku nieruchomości komercyjnych, który może wskazać szereg argumentów za zmianą warunków najmu. Dzięki bardzo dobrej znajomości rynku i konkurencji wynajmującego taki specjalista jest w stanie podsunąć kolejne argumenty do wykorzystania w trakcie rozmów. Z tego względu wsparcie profesjonalisty jest właśnie tym, na czym najemcy powinni się skupić w pierwszej kolejności.

Proces renegocjacji należy rozpocząć od przeanalizowania sytuacji najemcy i umowy najmu oraz określenia zapotrzebowania na nową powierzchnię. Kolejnym istotnym aspektem jest szczegółowa analiza rynku. Zapewnienie sobie alternatywy na wypadek, gdyby negocjacje nie poszły po myśli najemcy, nie jest jedynie formą zabezpieczenia swoich interesów. To właśnie perspektywa relokacji skłania wynajmującego do podjęcia starań w celu zatrzymania najemcy, który wówczas ma silniejszą pozycję negocjacyjną. Analizując alternatywne lokalizacje, najemca musi mieć świadomość, co może zyskać, a co stracić.

Obie strony umowy najmu zdają sobie sprawę z tego, że zakończenie najmu będzie się wiązało ze znacznymi obciążeniami dla najemcy, na przykład koniecznością przywrócenia powierzchni do stanu pierwotnego czy kosztami przeprowadzki, utratą personelu lub nawet przerwą w prowadzeniu działalności.

Narzędzia niezbędne przed przystąpieniem do renegocjacji to m.in.:

• doświadczony doradca,
• gruntowna analiza potrzeb najemcy i umowy najmu,
• dokładne sprecyzowanie wymagań najemcy,
• analiza rynku i lokalizacji alternatywnych,
• oszacowanie ewentualnych kosztów relokacji.

Między dążeniem do poprawy warunków najmu a chęcią utrzymania stanu aktualnego

W zależności od sytuacji rynkowej, zawarta przed laty umowa najmu może być obecnie mniej lub bardziej korzystna dla stron. Jeśli do wynajmującego ustawia się kolejka najemców, będzie on chciał podnieść opłaty, zaś najemca będzie dążył do utrzymania ich na dotychczasowym poziomie.

Przeważnie jednak występuje sytuacja odwrotna. Budynek, w którym mieści się lokal najemcy, nie młodnieje ani nie staje się bardziej nowoczesny. Tymczasem wokół wyrastają kolejne inwestycje tego samego lub podobnego typu, które kuszą najemców wyższym standardem bądź możliwością optymalizacji powierzchni czy zwiększenia jej efektywności.

Zasadniczo warto dążyć nie tyle do przedłużenia umowy na takich samych warunkach, co do wynegocjowania lepszych.

Nie śpieszyć się, ale i nie przeciągać

Każde negocjacje należy prowadzić z rozwagą i bez pośpiechu, dlatego ważne jest zapewnienie sobie odpowiedniego czasu. Między innymi właśnie z tego względu rozpoczyna się je 12-18 miesięcy przed terminem zakończenia obowiązującej umowy najmu. Już na tym etapie warto mieć przygotowaną ofertę, którą można byłoby przedstawić wynajmującemu. Opracowując ją należy uwzględnić potrzeby firmy, a także inne kluczowe czynniki, takie jak oczekiwana stawka czynszu, kwestie remontów, terminy rozliczeń, ubezpieczenia, dodatkowe usługi ze strony wynajmującego czy możliwości zmniejszenia lub zwiększenia powierzchni.

Mimo że renegocjacje mogą dotyczyć wielu aspektów najmu, nie należy ich jednak przeciągać, ponieważ czas może zacząć działać na korzyść wynajmującego.

Renegocjacje w trakcie trwania umowy

Konieczność renegocjowania umowy najmu z przyczyn innych niż zbliżający się koniec okresu najmu pojawia się dosyć rzadko i na ogół wynika z nagłej zmiany sytuacji, która sprawia, że dotychczasowe warunki stają się mniej opłacalne dla najemcy. Do takich nieprzewidzianych zdarzeń można zaliczyć m.in. potrzebę wynajęcia większej ilości powierzchni, zmianę przepisów regulujących działalności najemcy czy przebudowę budynku i terenów przyległych.

Częściej jednak mamy do czynienia ze zmianami niekorzystnymi dla najemcy. Jeśli wynikają one z czynników, za które odpowiada wynajmujący, można je wykorzystać w negocjacjach jako silny argument za obniżeniem kosztów najmu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku zdarzeń obiektywnie niezależnych od wynajmującego najemca nie ma już tak silnej pozycji negocjacyjnej. Nawet w takiej sytuacji warto jednak zasiąść do stołu negocjacyjnego i spróbować uzyskać od wynajmującego chociażby niewielkie ustępstwa, a dzięki zaangażowaniu doświadczonego doradcy znającego rynek nieruchomości komercyjnych można osiągnąć znacznie więcej.

Renegocjacje przebiegają na ogół sprawniej niż negocjacje dotyczące pierwotnej umowy. Strony znają się już od kilku lat i zasiadając do rozmów mają prawdopodobnie nadzieję na dalszą współpracę. Najemca może wzmocnić swoją pozycję negocjacyjną, jeśli rozpocznie renegocjacje odpowiednio wcześnie, zapozna się z konkurencyjnymi ofertami dostępnej powierzchni, pozna dokładnie priorytety wynajmującego i skorzysta z pomocy doświadczonego doradcy.

Katarzyna Bojanowicz

Dział Powierzchni Przemysłowych i Magazynowych firmy Cresa Polska

na zdjęciu: biurowiec Atrium / Skanska