Korzystając z autorskich narzędzi do analizy środowiska pracy, eksperci Workplace Strategy JLL przeanalizowali od początku 2026 roku ponad 70 tys. m² powierzchni biurowych w Polsce. Sprawdzono ponad 100 aspektów funkcjonowania biura – od ergonomii i akustyki po sposób korzystania z przestrzeni. Wnioski z tych analiz pokazują, że największą wartość organizacjom przynosi dziś nie pogoń za kolejnymi trendami, lecz świadome projektowanie biur w oparciu o dane, obserwacje oraz rzeczywiste potrzeby pracowników i biznesu.

Rynek biurowy, modele pracy i oczekiwania pracowników zmieniają się bardzo dynamicznie. Firmy coraz częściej stają więc przed pytaniem nie tylko o to, jak powinno wyglądać nowoczesne biuro, ale przede wszystkim – jaką funkcję ma ono pełnić w konkretnej organizacji. Czy ma wspierać pracę projektową, ułatwiać koncentrację, budować relacje między pracownikami, a może porządkować współpracę zespołów, które spotykają się w biurze tylko w wybrane dni tygodnia?

Według ekspertów JLL, skuteczne decyzje dotyczące przestrzeni pracy nie zaczynają się od wdrożenia najnowszego trendu, lecz od zrozumienia ludzi, sposobu działania zespołów i codziennych doświadczeń pracowników. Kopiowanie rozwiązań, które dobrze wyglądają w prezentacjach lub w mediach społecznościowych, rzadko rozwiązuje rzeczywiste problemy organizacji. Przeciwnie, może prowadzić do powstawania przestrzeni efektownych, ale niewykorzystywanych, bo niedopasowanych do stylu pracy, struktury zespołów czy kultury firmy.

– W projektowaniu biur coraz ważniejsza staje się odwaga w rezygnacji. Dobre środowisko pracy nie polega na wdrożeniu wszystkich popularnych rozwiązań, ale na świadomym wyborze tych, które mają sens dla konkretnej organizacji. To, co w jednej firmie działa świetnie, w innej może okazać się zbędne. Dlatego kluczowe pytanie brzmi dziś nie: „czy to jest trend?”, ale: „czy to realnie wspiera naszych ludzi i nasz sposób pracy?” – mówi Jakub Zieliński, menadżer w JLL Warszawa.

Koniec z „trend chasingiem”

Jednym z najczęstszych błędów w projektowaniu biur jest traktowanie trendów jak uniwersalnych recept. Rozwiązania, które sprawdziły się w jednej organizacji, nie zawsze będą odpowiadać na potrzeby innej, nawet jeśli są atrakcyjne wizualnie, nowoczesne i dobrze odbierane podczas wizyt referencyjnych. O ich wartości decyduje nie sam pomysł, lecz dopasowanie do kontekstu: stylu pracy, struktury zespołów, kultury organizacyjnej i rytmu dnia pracowników.

Dobrym przykładem są tzw. pokoje projektowe. W organizacjach, w których pracownicy przychodzą do biura głównie po to, by pracować w stałych, kilkuosobowych zespołach, takie przestrzenie mogą być intensywnie wykorzystywane. W firmach, gdzie dominuje praca indywidualna albo międzyzespołowa, te same pokoje mogą stać puste, bo nie odpowiadają temu, jak naprawdę przebiega współpraca.

Podobnie jest z rozbudowanymi strefami kreatywnymi, przestrzeniami eventowymi czy rozwiązaniami integracyjnymi. Ich wartość nie wynika z atrakcyjności samego pomysłu, ale z tego, czy faktycznie wspierają sposób działania organizacji. W jednej firmie barista, zjeżdżalnia czy duża strefa społecznościowa mogą budować kulturę pracy i wzmacniać nieformalną wymianę wiedzy. W innej będą kosztownym dodatkiem, z którego pracownicy korzystają sporadycznie albo wcale.

– Najdroższe błędy w projektowaniu biur często zaczynają się od dobrych intencji: chęci stworzenia przestrzeni nowoczesnej, atrakcyjnej i „na czasie”. Problem pojawia się wtedy, gdy trend staje się ważniejszy niż człowiek, który ma z tej przestrzeni korzystać. Pokoje projektowe, zjeżdżalnia czy barista mogą w jednej organizacji wspierać kulturę pracy, a w innej stać się symbolem oderwania od rzeczywistych potrzeb. Dlatego dojrzałe podejście do biura wymaga nie tylko odwagi we wdrażaniu zmian, ale też odwagi, by z części z nich świadomie zrezygnować – dodaje Jakub Zieliński.

Nie oznacza to, że popularne rozwiązania biurowe z definicji są złe. Każdy trend zwykle powstaje jako odpowiedź na jakąś realną potrzebę. Problem zaczyna się wtedy, gdy zostaje przeniesiony do organizacji bez refleksji nad jej kontekstem. Przykładem mogą być szeroko komentowane w czasie pandemii koncepcje „biur-fortec bezpieczeństwa” czy sieci małych biur satelitarnych rozmieszczonych wokół miasta. Były intensywnie omawiane jako możliwy kierunek rozwoju rynku, ale rzeczywistość szybko zweryfikowała ich skalę zastosowania. Niewiele organizacji zdecydowało się wdrożyć je w trwały i systemowy sposób.

Fundamenty ważniejsze niż „efekt wow”

Eksperc Workplace Strategy JLL zwracają uwagę, że w dyskusji o nowoczesnych biurach punkt ciężkości zbyt często przesuwa się na rozwiązania spektakularne. Tymczasem największy wpływ na codzienne doświadczenie pracowników mają elementy podstawowe: ergonomia, akustyka, czytelność przestrzeni, dostępność gniazd, jakość oznakowania, sprawna technologia czy intuicyjna nawigacja.

To właśnie one decydują o tym, czy biuro jest wygodne, przewidywalne i łatwe w użytkowaniu. Pracownicy każdego dnia podejmują dziesiątki drobnych decyzji: od tego, gdzie usiąść, gdzie znaleźć wolną salę, jak podłączyć sprzęt lub gdzie odbyć krótką rozmowę.

Chaos informacyjny, nieintuicyjny układ przestrzeni oraz utrudniona orientacja w biurze przekładają się na większe zmęczenie i frustrację. Dlatego często największą poprawę przynoszą nie rewolucyjne zmiany, lecz praktyczne usprawnienia tj. uporządkowanie przestrzeni wokół biurek, lepsza segregacja odpadów, bardziej czytelne oznakowanie sal i funkcji biura, poprawa akustyki, pogrupowanie roślin (zamiast ustawiania pojedynczych doniczek w przypadkowych miejscach), oznaczenie miejsc o różnej temperaturze czy położenie koców tam, gdzie klimatyzacja jest trudna do wyregulowania. To drobne interwencje, które wyraźnie wpływają na poczucie komfortu i pokazują, że firma rozumie codzienne mikrofrustracje pracowników.

Dane pomagają oddzielić potrzebę od mody

Świadome projektowanie biura wymaga połączenia danych ilościowych z jakościową interpretacją. JLL korzysta z narzędzi strategii środowiska pracy, takich jak ankiety, wywiady, warsztaty, obserwacje antropologiczne czy konsultacje z pracownikami. Ich celem nie jest wyłącznie ocena tego, jak biuro wygląda, ale przede wszystkim zrozumienie, jak działa na co dzień.

W autorskim narzędziu szybkiej diagnozy JLL analizowanych jest ponad 100 aspektów funkcjonowania biura, m.in. ergonomia, akustyka, czytelność układu, dostępność technologii, oznakowanie, komfort użytkowania i jakość podstawowej infrastruktury. Sama punktacja nie jest jednak celem. Kluczowa jest interpretacja: wskazanie, co działa dobrze, gdzie możliwe są szybkie usprawnienia, a które zmiany mają sens dopiero w średnim lub długim horyzoncie. Takie podejście pozwala uniknąć inwestycji, które są atrakcyjne wizerunkowo, ale nie przekładają się na poprawę dobrostanu pracowników.

Biuro jako proces, nie zamknięty projekt

Eksperci JLL podkreślają również, że biuro nie powinno być traktowane jako projekt zakończony w dniu otwarcia nowej przestrzeni. Adaptowalność dotyczy wszystkich stref, także kuchni, stref kreatywnych czy przestrzeni wspólnych, które mogą pełnić różne funkcje w ciągu dnia. Jeśli można je łatwo przestawić, podzielić lub otworzyć, biuro naturalnie reaguje na zmieniające się potrzeby użytkowników.

Wszystko zaczyna się więc już na etapie planowania: od zaprojektowania buforów przestrzennych, elastycznych instalacji, odpowiedniego oświetlenia i układu technicznego, który pozwala zmieniać funkcje wybranych stref. W praktyce może to oznaczać stopniowe ograniczanie liczby klasycznych biurek na rzecz miejsc do pracy wspólnej lub do pracy w skupieniu, gdy firma zaczyna częściej wykorzystywać biuro jako miejsce spotkań i koordynacji pracy zespołów.

Modele pracy, struktury zespołów i oczekiwania pracowników zmieniają się w czasie, dlatego dobrze zaprojektowane biuro powinno umożliwiać ewolucję bez kosztownych rewolucji.

fot. materiały prasowe