Zmiany obowiązujące od 2025 roku uruchomiły falę korekt podatku od nieruchomości, a wraz z nią wróciło pytanie, które może budzić duże emocje po obu stronach umowy najmu: kto finalnie zapłaci za dopłaty sięgające nawet kilku lat wstecz? Właściciele biurowców, parków handlowych i magazynów coraz częściej analizują, czy takie kwoty można ująć w service charge.

Dla najemców oznacza to potencjalny wzrost kosztów eksploatacyjnych, dla wynajmujących – ryzyko sporów i błędów w rozliczeniach.

Rosnąca liczba korekt podatku od nieruchomości, związana m.in. ze zmianami obowiązującymi od 2025 r., coraz częściej trafia na agendę właścicieli nieruchomości komercyjnych. W praktyce oznacza to konieczność dopłat podatku – często za kilka lat wstecz. Naturalnie pojawia się więc pytanie: czy takie koszty można przenieść na najemców w ramach opłat eksploatacyjnych (service charge)?

– To jeden z najbardziej praktycznych problemów, z jakimi dziś mierzy się rynek nieruchomości. Mówimy o realnych pieniądzach i o rozliczeniach, które dotyczą zarówno właścicieli, jak i najemców – wskazuje Wojciech Pławiak, partner w Kancelarii Litigato.

Dlaczego temat wraca właśnie teraz
Samorządy coraz aktywniej weryfikują powierzchnie użytkowe oraz klasyfikację budowli. W efekcie przedsiębiorcy otrzymują decyzje skutkujące korektami deklaracji podatkowych i obowiązkiem dopłaty podatku – nierzadko za kilka lat wstecz.

Dla właścicieli obiektów komercyjnych oznacza to często kilkusettysięczne zaległości. Problem polega na tym, że okresy, których dotyczy dopłata, są już dawno rozliczone – zarówno po stronie wynajmującego, jak i najemców – tłumaczy Pławiak. W tym kontekście kluczowe staje się ustalenie, czy dopłata podatku może zostać ujęta jako bieżący koszt eksploatacyjny.

Co naprawdę wynika z umowy najmu
Większość profesjonalnych umów najmu przewiduje, że najemca ponosi – proporcjonalnie – koszty podatku od nieruchomości w ramach service charge. Co istotne, definicja podatków obejmuje zazwyczaj nie tylko kwoty pierwotnie zadeklarowane, ale również te wynikające z decyzji organów podatkowych.

To pozornie techniczny zapis, ale w praktyce ma ogromne znaczenie. Obejmuje także sytuacje, gdy organ po latach kwestionuje wcześniejsze rozliczenia – podkreśla Pławiak. Jak dodaje, podatek – nawet jeśli został błędnie zadeklarowany – był należny już w tamtym okresie. Dopłata nie jest więc nowym kosztem, tylko uzupełnieniem prawidłowego poziomu obciążenia. To fundamentalna różnica z punktu widzenia rozliczeń z najemcami.

Kiedy rozliczyć dopłatę – moment kluczowy
W praktyce umowy najmu przewidują roczne rozliczenia kosztów eksploatacyjnych. Wynajmujący przedstawia zestawienie wydatków za dany rok, a najemca ma możliwość jego weryfikacji. W przypadku korekty podatku kluczowy jest moment faktycznego poniesienia kosztu. Choć dopłata dotyczy lat ubiegłych, koszt powstaje dopiero w momencie jego zapłaty. To wtedy staje się realnym wydatkiem wynajmującego – wyjaśnia Pławiak. Oznacza to, że dopłatę można ująć w bieżącym rozliczeniu service charge – bez konieczności cofania się i korygowania wcześniejszych lat.

Czy to ukryty wzrost kosztów dla najemców?
Z perspektywy najemców temat budzi naturalne emocje – dopłata może być odczuwalna finansowo. Jednak ekonomicznie mechanizm ten ma swoje uzasadnienie. Gdyby podatek był od początku zadeklarowany prawidłowo, najemcy płaciliby wyższe zaliczki już w poprzednich latach. W praktyce najemcy korzystali więc z niższych kosztów, a dopłata jedynie wyrównuje faktyczne obciążenie – wskazuje ekspert Litigato.

Istotne jest również to, że w większości przypadków właściciel może refakturować wyłącznie sam podatek – bez odsetek, które pozostają po jego stronie.

Jak podejść do rozliczenia w praktyce

Aby uniknąć sporów i zapewnić transparentność, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie procesu.

Podstawą jest dokładna analiza umowy najmu – powinna ona obejmować również podatki wynikające z decyzji organów. Równie ważne jest przygotowanie jasnego uzasadnienia dla najemców, wraz z dokumentacją, taką jak decyzja podatkowa czy dowód zapłaty – wskazuje Pławiak. Jak podkreśla, komunikacja ma tu kluczowe znaczenie. Najemcy powinni jasno rozumieć, że dopłata nie jest sankcją, lecz elementem standardowych kosztów eksploatacyjnych.

Korekta podatku od nieruchomości nie oznacza automatycznie konieczności cofania rozliczeń service charge. W praktyce dopłata może zostać ujęta jako bieżący koszt eksploatacyjny – zgodnie z zapisami większości umów i zasadą proporcjonalnego podziału kosztów. Dla rynku oznacza to jedno: korekty podatkowe nie tyle podnoszą czynsze, co korygują ich rzeczywisty poziom. Kluczowe pozostaje jednak jedno – właściwe przygotowanie rozliczeń i transparentna komunikacja z najemcami – podsumowuje Wojciech Pławiak.

fot. materiały prasowe